ناظمی چنین نوشت:


استفاده از مطالب وبلاگ ( بدون دخل و تصرف) با ذکر منبع آزاد است

مدیریت زمان (4)

باسمه تعالی

راهزنان زمان

 قسمتی از زمانمان را به جبر از ما می ستانند و قسمتی دیگر رابه نیرنگ، اما آنچه باقی می ماند بی آنکه بدانیم ضایع می شود.که بطور کلی عبارتند از :

1-بی برنامگی

2-خودداری از تفویض اختیار

3-نداشتن قاطعیت در تصمیم گیری

4-تلفن پیوسته سبب توقف کاری می گردد.

5-مراجعین متعدد از خارج و داخل سازمان اغلب مارا از کار باز می دارند.

6-جلسات اغلب بیش از حد طولانی

7-عدم اولویت بندی قوی در امور.

8-عدم برقراری ارتباط صحیح با دیگران و تاخیر در مبادله اطلاعات.

9-اغلب بررسی اموررا انجام می دهیم که دیگران هم می توانند آن را انجام دهند.

10-برای برخی  گفتن به دیگران بسیار سخت است.و باعث می شود کارهایی را انجام دهند که به آنها مربوط نیست.

11-اهداف واضح و روشنی برای خود و حرفه  نداریم.

12-ضعف خود کنترلی سبب می شود تا کارها را دو باره انجام دهیم.

ساير نكات لازم الرعايه در مديريت زمان :
1ـ انضباط شخصي 

2ـ اجتناب از تعويق و تأخير

3ـ شناسايي كارهاي كليدي

4ـ زمانبندي و سازمان دهي كارها

5ـ كنترل موانع و وقفه ها

6ـ تعيين فهرست كار

7ـ بايگاني دقيق

8ـ انعطاف پذيري

9ـ تشخيص بهترين و بدترين زمان انجام كار

10ـ ورزش و استراحت بين كار

11ـ بهره گيري از حداكثر توان

12ـ پرهيز از خوردن غذاهاي پرحجم

13ـ تعيين مهلت زماني

14ـ تفويض اختيار

15ـ مؤثرتر كردن جلسات

16ـ انجام بدترين كارها زودتر از ساير كارها

شیوه های افزایش کارایی در مدیریت زمان

1-کارهایتان را از روی چک لیست انجام دهید.

2- از آخرین تکنولوژی موجود بهره بگیرید.

3- به گردش کاغذ در محل کارتان نظام دهید.

مدیران و زمان

1ـ مديران قادر به كنترل تمامي زمان خود نيستند ، زيرا :

ـ گاهي دچار روزمرگي مي شوند .   

ـ بايد به بحران هاي ناخواسته پاسخ دهند .    

 2 ـ مديران بيش از هركسي نيازمند مديريت زمان هستند .

  3ـ كليد موفقيت مديران در بهره گيري مطلوب از منبع زمان ، آشنايي و بكارگيري 
 مديريت زمان است .

بنابراين زمان يك مدير به دو گونه است :

1ـ بخشي از زمان قابل كنترل براي اوست .

2ـ بخشي از زمان غير قابل كنترل براي اوست .

q مديريت ، زماني معني پيدا مي كند كه فرد اختيار وقت خود را داشته باشد .
مطالعات نشان مي دهد كه تنها 25% از ساعت كاري مديران قابل كنترل است .

تكنيك ها در مديريت زمان :

1ـ هدف گذاري : بيش از انجام هركاري هدف يا هدف هاي خود را تعيين كنيم .

2ـ اولويت بندي : اگر بيش از يك هدف داريم ، اهميت آنها را مشخص كنيم .

3ـ برنامه ريزي : كارها را قابل كنترل مي كند .

دقت كنيد كه هيچوقت ديگران برايتان برنامه ريزي نكنند !

تكنيك ها در مديريت زمان :

1- چشم اندازهاي نو : با ايجاد شيوه هاي مناسب و عملي از شرايط محدود و مطلوبي كه برايتان پيش مي آيد استفاده كنيد . 

2- تغييرات پايه اي : در عادتها و برنامه زماني كه صرف مي كنيد ، تغيير ايجاد كنيد ،
تنها دراين صورت است كه زمان دراختيار شما باقي مي ماند .

3-  پاسخگويي بعد از فكر كردن : به خواسته هاي نارواي ديگران « نه » بگوئيد . فوراً پاسخ ندهيد ، فكر كنيد ، تمام جوانب را درنظر بگيريد و بعد پاسخ دهيد .

4-  مقدم دانستن وظايف خود : خود را قبول كنيد و از پذيرش مسئوليت هاي ديگران پرهيز كنيد . پس تنها به كارخود و مسئوليت هاي خود فكر كنيد .

براي مديريت زمان رعايت نكات ذيل الزامي است :

1ـ پيروي از اصل 90ـ10 : تحقيقات نشان داده كه بيشتر مديران 90% نتايجي كه بدست مي آورند با استفاده از 10% زمان خود به آن نائل شده اند . پس بنابراين مديراني كه از زمان خود خوب استفاده مي كنند ، براي 10% زمان مفيد خود اولويت بالاتري داده و اهداف مهم تر را در اين زمان حياتي انجام مي دهند .

2ـ سيكل بهره وري خود را بشناسيد : هر فردي داراي سيكل زماني خاصي است كه از بهره وري بيشتر برخوردار است . اين سيكل براي بعضي افراد در صبح است ، براي بعضي در عصر و برخي ديگر در ساعاتي ديگر از شبانه روز از بهره وري بالاتري برخوردارند .
مديراني كه سيكل بهره وري روزانه خود را مي شناسند ، براي آن زمان برنامه ريزي
مي كنند و اين منجر به افزايش اثر بخشي آنها مي شود .

3ـ قانون پاركينسون را به خاطر بسپاريد : اين قانون مي گويد : كه كارآنقدر توسعه مي يابد تا زمان دردسترس را پر كند . مفهوم ضمني آن در مديريت زمان اين است كه شما مي توانيد براي اين زمان تخصيص يافته برنامه ريزي كنيد و از زمان تخصيص يافته حداكثر استفاده را كنيد ، هرچند كه زمان براي انجام وظيفه خاص زياد باشد .

4ـ در زمان قابل كنترل به كارهاي مهمتر بپردازيد : زماني كه سيكل بهره وري شما حداقل است ، به مكالمات تلفني ، ملاقات ها و انجام كارهاي جزئي بپردازيد و زمان قابل كنترل را به كارهاي مهم اختصاص دهيد و سعي كنيد از تجزيه زمان قابل كنترل خود ، خودداري نماييد .

   + mohammad - ۱۱:۱٢ ‎ق.ظ ; جمعه ۱٧ فروردین ۱۳۸٦