ناظمی چنین نوشت:


استفاده از مطالب وبلاگ ( بدون دخل و تصرف) با ذکر منبع آزاد است

مدیریت زمان (3)

باسمه تعالی

 

اصول کلی در تهیه جدول برنامه ریزی

برنامه ریزی روزانه فقط یک حالت مناسب برای ساعات کاری شما است تجربه نشان داده که جدول زمانبندی فعالیتها تقریبا 60درصد بر مینای جدول زمانبندی استفاده از زمان می باشد.

وقایع پیش بینی نشده .اضطراب . رهزنان زمان و شرایط فردی از جمله مورادی هستند که مجبور می سازند تا جدول زمانبندی تعیین شده را رعایت نکنیم.

برنامه ریزی زمان شامل سه قسمت زیر می شود.

1-تقریبا 60 درصد برای فعالیتهای برنامه ریزی شده

2-تقریبا 20 درصد برای فعالیتهای پیش بینی نشده (توقفهاو رهزنان زمان)

3-تقریبا برای فعالیتهایی که به خودی خود و از طرف گروه برای ما ایجاد می شود.(زمان سازندگی)

اصول احتیاطی اینست که ما فقط برای 50 درصد از زمان خود برنامه ریزی کنیم.

استفاده از جدول روزانه

هر قدر بیشتر و دقیق تر برنامه ریزی کنید باز هم حوادثی هستند که خارج از برنامه شما باشند این نباید موجب نا امیدی باشد.

برنامه ریزی روزانه:آنچه در ابتدای استفاده از فهرست روزانه کار باید برای شما باشد توجه به این نکته است که هر یک از وظایف روزانه شما بایستی دارای برنامه خاص خودش باشد.

بخشهای قابل کنترل و مدیریت در کارها را تعیین کنید.

اگر شما دارای جدول روزانه نیستید حتما دارای برنامه یکساله مرتب و بلند مدت نیستید.

جدول روزانه برابر اهداف روزانه است.

تهیه جدول روزانه با توجه به روش لیدز

روش لیدز یکی از راههای نسبتا ساده وقابل استفاده در مدیریت زمان است . با این روش با استفاده از 8 دقیقه برنامه ریزی زمان بیشتری برای سایر امور پیدا می کردیم.در این روش مفاهیم زیر در نظر گرفته شده است.

-Lتهیه فهرست فعالیتها.

E-برآورد زمان مورد نیاز

A-اختصاص زمان برای و ظایف برنامه ریزی نشده (خارج از برنامه)

-Dتاکید بر اولویتها

-Sبازبینی و ظایف برنامه ریزی شده در آخر هر روز.

استفاده مناسب از زمان

فقط عده کمی از مردم به قدر کافی وقت دارند با این وجود اگر بخواهند همه مردم وقت برای هر کاری را دارند.سه مقوله

1- زمان 2- پول 3-زندگی برای انسانها مطرح است.

زمان با ارزشترین منبعی است که در اختیار انسان است زیرا منابع دیگر به شرط وجود زمان ارزش می یابند.

زمان بسیار با ارزشتر از پول است وباید دقیق این سرمایه مورد استفاده قرار گیرد.زیرا

-زمان کالای کمیاب و محدود است

-زمان قابل خریداری نیست

-زمان قابل ذخیره شدن و نگهداری نیست.

-افزایش زمان غیر ممکن است

-عبور زمان دایمی و غیر قابل برگشت است

-زمان عین زندگی است

-ما نمی توانیم جلوی گذشت زمان را بگیریم

قانون پارتو (20%) در مدیریت زمان

انسانها ساعتهای زیادی از وقت خودشان را هدر می دهند .تنها به دلیل اینکه بجای انجام دادن و متمرکز شدن روی کارهای مهم و اصولی ،ساعتهای زیادی مشغول اموری میشوند که از درجه اهمیت نسبتا زیادی بر خوردار نیستند .اگر چه تنها صرف کمتر از 20 درصد از زمان دستیابی به این نتایج را میسر می سازد.

-20درصد از مشتریان یا کالاها 80 درصد درآمد در یک دوره مالی را تامین می کنند.

-20 درصد از محصولات معیوب دلیل بر گشت 80 درصد محصولات است.

-20 درصد جلسات و ملاقاتها با عث اتخاذ 80 درصد از تصمیمات مهم می گردد.

-20 درصد از کارهای روز مره هر فرد امکان موفقیت در 80 درصد از فعالیتهای کاری را فراهم می آورد.

قانون پارتو توسط ویلفرد پارتو اقتصاددان ایتالیایی مطرح شده است.وی با استفاده از علم آمار این قانون را مطرح کرد.

وی بیان کرد: 20 درصد از مردم 80 درصد ثروت را در اختیار دارند.

آغاز کردن امور با نگرش مثبت

یک قلب خوشحال چهره ای را شاد می کند ولی یک قلب غمگین روح را افسرده میکند.

-یک شروع بد یعنی یک روز بد.این تقریبا مشکلی برای همه است.برای این کار باید:

1-به آرامی از خواب بر خیزید.

2-صبحانه ای کامل میل کنید.

3-لباس مناسب بپوشید.

4-سر فرصت و بدون عجله به سوی محل کارتان حرکت کنید.

5-شما باید تلاش لذت بخشی داشته باشید و روی چیزهای مثبتی که هر روزتان دارید تکیه کنید.

عوامل اتلاف زای زمان

مکنزی عوامل اتلاف زا را بررسی و راه حل داده است

راه حل

علل

عامل اتلاف زمان

از خو د بپرسید چه چیزی را میخواهید ثابت کنید.

جاه طلبی زیادو تمایل زیاد به عنوان فردی اهل همکاری با دیگران

1- تقلای بیش از حد

تنظیم فهرست مسئولیتها.شناسایی کارهای تکرای .تاکید بر مسئولیت مناسب.

ناتوانی در تعیین دقیق مسئولیت.تداخل کارها.مسئولیت بدون اختیار

2- مغشوش بودن مسئولیت با اختیار

منظور از باز بودن درب باز بودن فیزیکی نییت. دیگران را در خارج از دفترتان بپذیرید.

فقدان برنامه برای در دسترس نبودن خود..ناتوانی در خاتمه دادن به ملاقاتها

 

3- مراجعین پیش بینی نشده

خود را بیش از حد ضعیف نشان ندهید.قبل از گفتن بله تا 10 بشماریدو قتی به عدد 9 رسیدید دلایل خود بگید.با ارائه فهرست اولویتها مورد توافق نه بگویید.

کسب توانایی از تقاضای های دیگران. ناتوانی در گفتن نه به رییس خود.بی اطلاعی نسبت به شیوه های نپذیرفتن.

4- ناتوانی در گفتن نه

 

هر ساعت برنامه ریزی 4ساعت ذخیره به دنبال دارد.

 

عدم اطلاع از اهمیت موضوع. بی فایده انگاشتن برنامه ریزی. با این تصور که تنها معدودی از روزها مهم و حیاتی هستند.

5- تصور نادرست از برنامه ریزی

آموزش کارکنان-تحلیل هزینه

 

فقدان آموزش کارکنان. محدویت بودجه

 

6- کارکنان

نا کافی

تعیین اهداف در حوزه اصلی.به اتما کارها

فقدات اهداف یا معیارها-عدم پیگیری-نا تمام گذاشتن کارها

7- فقدان انظباط شخصی

بدون هدف جلسه تشکیل ندهید.-تاکید بر جمع بندی

فقدان هدف-کثرت یا قلت بیش از حد-ناتوانی در جمع بندی نتایج

8- جلسات

انتخاب مجرای صحیح تلفن یا-توجه به تجربه و محیط

استفاده از مجرای غلط-تفاوتهای ارزش-فقدان ارزیابی

 

9- ضعف در برقرای ارتباط

تنظیم برنامه تلفن.-تعیین محدوده زمانی مکالمه

برنام نداشتن برنامه تلفن-ناتوانی در پایان دادن به مکالمات تلفنی

10- مزاحمت تلفنی

   + mohammad - ۱۱:۱٠ ‎ق.ظ ; جمعه ۱٧ فروردین ۱۳۸٦