ناظمی چنین نوشت:


استفاده از مطالب وبلاگ ( بدون دخل و تصرف) با ذکر منبع آزاد است

مدیریت زمان (2)

باسمه تعالی

 

روشهای پیشگیری از اتلاف وقت

نخست باید علل و عوامل اتلاف وقت را بازشناخت. در مورد علل و عوامل نیز ابتدا باید آنها را بر اساس نوع زمانی که مد نظر است و محیطی که زمان یا وقت در آن مورد استفاده قرار می گیرد، دسته بندی کرد. بهره گیری از زمان در زندگی روزمره فردی :بیشتر با علل و عوامل مربوط به شخصیت افراد، تربیت دوران کودکی، نوجوانی و جوانی و برخی از امور و مسائل روان شناختی اشخاص و میزان اطلاعات علمی و تخصصی آنها ارتباط می یابد.

 برای افرادی که زمینه و یا موقعیت استفاده از زمان را به علت کم اطلاعی و بیکاری به هر دلیل- ندارند، وقت اصولاً اهمیتی ندارد تا در باره اتلاف آن بیندیشند و یا روشی برای پیشگیری از آن در نظر بگیرند. در این گروه تنبلی و تن پروری و در نتیجه مسأله اتلاف وقت را باید از طریق ایجاد شغل یا اشتغالات مفید گوناگون دیگر حل کرد.

 یأس و ناامیدی و برخی از شکست های فردی و اجتماعی و بی توجهی به نتایج کار و فعالیت برخی از فرهیختگان نیز در بی اعتنایی به وقت و در نتیجه اتلاف آن نزد این گروه مؤثر است بطور خلاصه در روش پیشگیری از اتلاف وقت در این بخش باید به علل و عوامل اجتماعی، روانی، اقتصادی و احتمالاً تاریخی اندیشید و آنها را از سر راه برداشت

استفاده از زمان در امور اجرایی و خدماتی:استفاده از وقت در امور اجرایی و خدماتی در ایران، با موانع و علل و عواملی خارج از اراده افراد و حتی مجموعه آنها، ارتباط دارد. در شهرهای بزرگ ایران و نیز کلان شهر تهران وقت ارزشمند گروههای مختلف علمی و فنی و اجتماعی شاید در بهترین ساعات آن تلف می شود و این اتلاف وقت در رفت و آمد درون شهری از محل اقامت تا محل کار و در طول روز در جابجایی هایی که لازمه انجام خدمات گوناگون است صورت می پذیرد و به نظر می رسد که پیشگیری از اتلاف وقت فراوان در این قلمرو تقریباً ناممکن باشد.

شاید گفته شود که برخی از خدمات را که انجام آنها مستلزم مراجعه به ادارات و به اصطلاح مسافرتهای درون شهری است می توان از طریق پست و یا تشکیل مجتمع های خدماتی سر و سرمان داد. با آنکه سالهاست که در این باب سخن گفته می شود و طرحهایی نیز عرضه شده است، هنوز کار به جایی نرسیده است و بعید است که در سالهای آینده نیز امکانات و تجهیزات لازم برای این امر فراهم شود. اما با فرض اینکه این بخش از مسأله حل شود، اصل مسأله  که مربوط به اتلاف وقت در زمینه های پرارزش دیگر از قبیل جلسات تصمیم سازی و تصمیم گیری و نیز امور مربوط به آموزش و پژوهش است، از این طریق قابل حل نیست. و چنانچه برگزاری جلسات تصمیم سازی و بخشی از جلسات تصمیم گیری حداقل در قالب بیان آرزو- از طریق تشکیل جلسات به کمک رایانه قابل حل باشد، آزمایشگاه و دانشگاه مجازی و نیز آموزش و پرورش مجازی، به فرض عملی بودن، کارساز نیست. در یک زمینه خاص که آموزش و پژوهش دانشگاهی باشد، ایجاد شهرکهای دانشگاهی در شهرهای بزرگ و کلان شهر تهران شاید راه حل باشد. در این شهرک استادان و دانشجویان باید اسکان داده شوند. این راه حل به شرط وجود اعتبارهای کلان، و البته خارج از توان کنونی و حتی آینده نزدیک و متوسط مدت جامعه، ممکن است عملی باشد. در عین حال باید برای بسیاری از مشکلات اجتماعی، اخلاقی، روانی چنین جامعه های کوچک بسته نیز اندیشید و فایده هزینه، یا فایده زیان این راه حل را به دقت محاسبه کرد. شاید این محاسبه سبب شود که اتلاف وقت بر وضع نابهنجاری که احتمالاً این جامعه بسته عامل آن می شود مرجح دانسته شود.

بهره گیری از وقت در کارهای دسته جمعی

نوع سوم بهره گیری از زمان و نیز اتلاف وقت در کارهای دسته جمعی، در زمینه ها و سطوح علمی و فنی و تفکر و تدبر و جلسات مشاوره، تصمیم سازی و تصمیم گیری و بطور کلی ادارة عالی امور مختلف علمی و فنی، پژوهشی، مدیریت های کلان، مسائل سیاسی و اجتماعی مربوط به کل کشور مطرح می شود. در این بخش نیز اتلاف وقت قابل ملاحظه است و دارای علل و عواملی است که می توان آنها را دسته بندی کرد. پیش از بیان دسته بندی یاد شده باید به این نکته اساسی توجه کرد که لازمة کار دسته جمعی به معنی واقعی و کامل کلمه اینست که کلیة افراد درگیر در کار دسته جمعی در اظهار نظر به هنگام بحث و در بیان نظر نهایی و احتمالاً اجرای کار، بر مبنای تصمیم جمعی، شرکت فعال داشته باشند. با این فرض چنانچه هر یک از افراد به هر علت و دلیل از حضور فعال خودداری کنند، عملاً موجب اتلاف وقت دیگران می شوند.

وقت شناسی جدید

وقت شناسی جدید در گرو:

تکامل شناسی جدید (تکاملی)

جامعه شناسی جدید (اجتماعی)

انسان شناسی جدید (فطری)

تکاملی: نیازمندی های تاریخی و تنظیم قوانین توسعه (نظام ارزشی)

اجتماعی: نیازهایی که ریشه اجتماعی دارد و برای عموم جامعه تنظیم شده است.

فطری: خصوصیاتی که جزء غرایز فطری و دارای ریشه طبیعی بوده، منشاء آن نیازهای شخصی و فردی است.

خوش آنکه دریابیم خود را و زمان را!

تنظیم رفتار اجتماعی در گرو شناخت ویژگی های تکاملی دوران ما می باشد.

ویژگی اصلی تکاملی دوران ما:

بالندگی در مسیر معنویت

بی قراری برای دستیابی به عدالت

تلاش روزافزون برای نیل به کارآمدی

اتلاف وقت را در دو قسمت می توان بررسی نمود

1-برای چه هدفی وقت صرف می کنیم؟

2-چگونه از زمان برای رسیدن به آن هدف استفاده می نماییم؟

مجموعه فوق اثربخشی  و کارآیی  استفاده از وقت و زمان را نشان می دهد.

 در مقایسه کوتاه دو کشور سوئیس و ایران که در اولی ساعت کار ماهانه افراد کمتر از ایران است ولی نحوه استفاده از زمان و هدفی که انتخاب شده است به صورتی است که تولید ناخالص ملی سوئیس حدود سی برابر ایران است. به عبارت دیگر اگر ساعت کار روزانه را هشت ساعت بدانیم ارزش تولید درآمد هشت ساعت کار در ایران معادل حدود 15 دقیقه کار در سوئیس است.

راهبردهای لازم برای استفاده از زمان

استفاده از زمان به فرد بستگی دارد به کارگیری آموزش های فردی می تواند تلفات وقت را کاهش دهد. در این زمینه کتاب ها و مقالات گوناگونی تدوین شده که قابلیت بهره برداری دارند.

 در فعالیت های جمعی از پایین ترین سطح نظیر خانواده تا سطوح عالی نظیر کنفرانس ها و نشست های جمعی که افراد با خصلت های مختلف شرکت دارند آیا می توان یک الگو ارایه داد که همگان به بهترین وجه و به صورت بهینه از وقت استفاده نموده و تلفات وقت کاهش یابد؟

به نظر می رسد هر مقدار تنوع افراد و سطح تجمع گسترده تر گردد پیچیدگی ابعاد آن برای بهینه نمودن استفاده از وقت بیشتر می شود.

 پذیرش قواعد جمعی مورد قبول و انعطاف پذیری لازم برای نحوة استفاده از وقت در یک جمع می تواند مجموع تلفات را کاهش دهد. آموزش رفتار اجتماعی و پذیرش اخلاق و تعهد اجتماعی ابزار مهم کاهش تلفات وقت در جمع است نظیر: نظم صحبت، رعایت زمان، منظم بودن در بیان، در چارچوب صحبت نمودن، تلاش در متمرکز نمودن بحث ها.

 آموزش نحوه مشارکت در جوامع در همة سطوح کلید مهمی برای کاهش تلفات وقت جمعی است.

مدل توانمندی صرف صحیح زمان

هر صاحب عمری یا صاحب وقتی با 4 مؤلفه تعامل و بستگی موزون دارد. در مدل پیشنهادی مؤلفه ها بشرح زیر تعریف می گردند:

1-باور و نگرش صحیح به زمان و عمر

2-دسترسی به روشها و یا در مفهوم کامل آن دانش مدیریت زمان

3-مهارت بکارگیری دانش مدیریت زمان

4-زمان (عمر) در اختیار

 کلید موفقیت در مدیریت زمان

زمانی که برای کارهای خود لیست تهیه کنیم و آنها را با توجه به اولویت منظم کنیم بخش عمده ای از کار انجام شده است.

پس کلید اصلی در مدیریت زمان تعیین اهداف و درجه بندی آنها بر اساس ضروریت که در این مرحله به هر یک اهداف بطور دقیق توجه کرده اید.

با این کار شما می توانید زمان خود را به نحو احسن به کارهای مهم تخصیص دهید.

مراحل مدیریت زمان

توسعه و تقویت مدیریت کردن زمان شامل سه مرحله کلی زیر می باشد:

1-حساس شدن ذهنی نسبت به یک سرمایه عادی شده ای به نام زمان.(ماهی در تا زمانی که هست نمی داند ولی در بیرون قدر انجا را می داند ویا مرگ انسان)

2-شناسایی آفات و راهزنان و دامهای زمان و دلایل اتلاف زمان.

3-جستجوی راه حلهایی برای جلو گیری از اتلاف زمان و بکار گیری تدریجی آنها.

برنامه ریزی زمان چیست

برنامه ریزی زمان بهترین وسیله برای ترتیب دان سازمان و حفظ خود انظباطی است.و آن عبارت است :

1-بیشتر از یک دفترچه یاداشت است:

2-کلاسوری با برگه های متغییر است(شامل کلاسور کاربردی که برگه های قابل جابجایی دارد و با مقتضیات تغییر میکند.)

3-فهرست سیستم برنامه ریزی زمان است|(حافظه کمکی شخصی برای تمام برنامه ها .اشکال و فهرستها.)

4-اصول مکتوب کردن موضاعات است

5-یک برنامه روزانه با نگهداری جزییات.

6-ادرسها و تلفنها است

اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان

در نظر گرفتن فقط 8 دقیقه در روز جهت برنامه ریزی برای هر یک از از کارهایی که انجام می دهید در نهایت شما را قادر خواهد ساخت که روزی یک ساعت زمان برای کارهای مهمترتان ذخیره سازی نمایید. علاوه بر این برنامه ریزی محاسن زیر را در بر دارد.:

-شرایط مکتوب سازی اهداف را فراهم می نماید.

-کنترل ما را در انجام اکور بیشتر می کند و سر در کم نمی شویم.

-باعث کم شدن اشغال ذهن و آزاد شدن بخش بیشتر آن.(فشار ذهنی).

با عث خود انگیزشی در کارکنان می شود.

باعث ایجاد تمرکز در انجام امور می شود.

- امکان بررسی مجدد را فراهم می آورد.

مستند سازی را میسر می کند.

روش کار در مدیریت زمان

برای رسیدن به هدف باید یک روش کار موثر وآزموده انتخاب شود و کارشناسان مدیریت زمان روش زیر را پیشنهاد می کنند.

1- فهرست اهداف دراز مدت خود را بنویسید.

2-درجه بندی اولویت این اهداف را تعیین و در مقابل هر هدف بنویسید.

3-فهرست کارهای لازم برای نیل به اهداف با اولویت یک را تهیه کنید.(خرد کردن اهداف به کارهای کوچکتر).

4-درجه اولویت این کارها راتعیین و کارهای با اولویت یک را مشخص کنید.

5-برنامه زمانبندی کارهای اولویت بندی شده را تهیه نماید.

6-کارها را طبق برنامه انجام دهید.

 

 

نقش تعیین اهداف

(وقتی هدفمان را از دست می دهیم مجبور هستیم سعی خود را چند برابر کنیم)مارک تواین

مدیران موفق مدیرانی هستندکه قادرند بطور واضح و روشن تعریفی از اهداف بیان منند.

مکتوب کردن اهداف و برنامه ها

کسی که در بهار چیزی نکارد در پاییز چیزی درو نخواهد کرد.

بهترین روشی که ما را قادر خواهد ساخت تا زمان موجود را سازماندهی کنیم و همچنین از زمان برای رسیدن اهداف شخصی و حرفه ای استفاده مناسب و بهینه کنیم برنامه ریزی است.

برنامه ریزی یعنی آماده نمودن امکانات و منابع و وسایل جهت تحقق بخشیدن به اهداف می باشد.

برنامه ریزی یعنی ذخیره سازی زمان.

تجارب در زمینه کسب و کار و سایر امور نمایانگر این امر است که حتی تلاش برای مکتوب سازی برنامه ریزی زمان ما را یاری می دهد تا در اجرای برنامه ها زمان کمتری صرف نماید.که این زمان کم همان زمانی است که برای ما ذخیره می شود.

روش تعیین اولویتها

بهتر است انسان کار صحیح انجام دهد تا کار را به روش صحیح انجام دهد. دراکر.

دو عامل بسیار مهم در بروز مشکلات مدیریتی و جود دارد که کارها را دچار اشکال می کند و عبارتند از:

1- وسوسه دایمی برای انجام کارهای بسیار زیاد بصورت یکباره.

2-اسراف انرژی در فعالیتهای فوری .

در پایان یک روز کاری سخت ممکن است شما به این واقعیت دست پیدا کنید که هر چند بسیار سخت کار کرده اید اما با این و جود مقداری از کارهای مهم انجام نشده و مقداری از آنها هم تکمیل نشده اند.

مدیران موفق دارای دارای ویژگی توانایی تحمل مسئولیتهای سنگین را دارند.و آنان را از دیگران متمایز می کنند.

اولویت گذاری فعالیتها بدین معنی است که مشخص کنیم کدامیک از و ظایف بالاترین اهمیت و کدامیک از درجه اهمیت کمتری بر خوردار است.و کدامیک از این فعالیتها قادر به انجام در پایین ترین سطح اولویتها می باشد.

مزایای اولویت بندی فعالیتها

اولویت بندی محاسن زیر را در بر دارد.:

1-با بیشترین کارایی وظایفتان را طبق جدول زمانبندی انجام دهید.

2- هدف گذاریتان قابل دسترسی خواهد بود.

3-تمامی وظایفی که توسط دیگران قابل اجرا می باشد را مجزا کرده و به آنها تفویض می کنید.

4-در پایان یک دوره برنامه ریزی شدخ (یک روز کاری) به عنوان مهم ترین مساله میزان نتایج هر یک از فعالیتها انجام شده را اندازه گیری کنید.

5-قضاوت در باره خود و کارهای انجام شده خود را به دیگران وا گذار کنید.

نحوه اولویت بندی امور

برای اولویت بندی امور در مدیریت زمان کارها را به پبج دسته تقسیم می کنند بشرح زیر:

1-کارهای مهم و فوری: گزارشات مهم یا قرار ملاقات مهم.

2-کارهای مهم وغیر فوری:تصمیم گیری در مورد این کارهاست که افراد موفق را از ناموفق جدا می کند.که گاهی افراد ناموفق این امور را پشت گوش می اندازند.

3-کارهای فوری اما غیر مهم:بیشتر وقتها افراد ناموفق را در پی انجام این کارها می بینیم.و دلیل فوریت این امور برای شخص دیگری است وتوسط وی پیگیری می شود. ودر اینجاست فرد موفق خود باید اولویت بندی کند نه برای او تصمیم گرفته شود.

4-کارهای کم اهمیت و غیر فوری:این کارها توسط افراد ناموفق حتی زودتر از کارهای مهم انجام می شوند. طبیعت این افراد تفننی و سر گرم کننده است.

5-کارهای بیهوده و وقت گیر:این کارها وقت کشی محض است.و تنها کسانی که کمترین ارزشی برای وقت و عمر خودقائل نیستند و دلشان برای وقت و عمر خود نمی سوزد.

   + mohammad - ٧:٢۱ ‎ب.ظ ; پنجشنبه ۱٦ فروردین ۱۳۸٦